Usando o Evernote e o Todoist no gerenciamento de projetos


Atualmente, em nossos trabalhos, estamos vendo cada vez mais a adoção de metodologias de gerenciamento de projetos para auxiliar os profissionais e empresas no cumprimento de todas as atividades necessárias para conseguirmos finalizar nosso trabalho.

No entanto, nem todos conseguem alcançar o tão desejado fechamento necessário, isso fica ainda mais complicado quando estamos literalmente um em cada canto. Trabalhar com equipes distribuídas sempre foi um grande desafio para os gerenciadores de projetos e cada ajuda é bem vinda na  hora de mantermos o controle das equipe. Hoje temos inúmeras ferramentas que podem ajudar nesta tarefa, eu particularmente quero sugerir 3 o Evernote, o Todoist, que vamos falar neste artigo e a terceira ferramenta o Trello, que não vamos falar agora mais que também pode ajudar neste processo e sugiro a busca por mais informações.

As ferramentas.



O Evernote, como a própria empresa diz, é um cérebro auxiliar, e o objetivo da empresa é criar uma ferramenta que possa ajudar a armazenar qualquer tipo de informação, e isso é feito de uma forma muito bem desenhada e implementada, eu particularmente uso para quase tudo.

Com a possibilidade de armazenar uma série de tipo de dados, desde de audio, texto, pdf, imagem e muito mais, se torna naturalmente uma ferramenta propensa a ajudar os gestores de projetos a manter armazenada informações que possam ajudar na concretização de seus projetos.

O Evernote possui uma série de características que podem ser muito úteis para os projetos, uma das últimas foi a inclusão de um “reminder” para as notas, o que em tese possibilitaria ao Evernote o gerenciamento de atividades. Mas, eu particularmente não consegui me adaptar de forma confortável com esta possibilidades, e optei por uma ferramenta específica para isso.

Outro ponto que é bastante útil ao gestor de projetos é a possibilidade de usar as extensões do Evernote para armazenar resultados de pesquisas na web. Uma destas extensões é o “web clip” que possibilita que textos, imagens e artigos possam ser salvos dentro de cadernos do Evernote, facilitando a centralização de conteúdo para pesquisa e atividades.

Por falar nisso, cabe aqui uma pequena explicação, só lembrando, aqui não vou explicar passo a passo o que é  o Evernote, acho que tem muito texto na web que já faz muito bem esta função..

Bom, voltando, basicamente o Evernote é composto por cadernos, notas e “tags” ou etiquetas, esta é a estrutura básica. E podemos imaginar assim mesmo, um cadernos como um conjunto de notas, e cada nota pode conter uma série de informações e tipo de informações. Por exemplo, em uma nota de reunião você pode colocar a agenda da reunião, as notas (ATA) ou até mesmo o audio da reunião, e tudo isso pode ser compartilhado com os participantes da reunião, diminuindo e muito a necessidade de troca de emails e outros documentos, isso para uma equipe distribuída é fundamental. Manter tudo em um mesmo local, e sempre que houver uma atualização na nota, todos saberão ao mesmo tempo.



O Todoist, como o Evernote, é uma ferramenta multiplataforma e tem o objetivo central de ser um gerenciador de atividades extremamente eficiente, claro que existem outras e muitas outras ferramentas mas, dentre as que usei e teste esta esta se mostrando muito eficiente.

Bom, como qualquer ferramenta de gestão de tarefas permite que possamos criar tarefas, colocar datas, prioridades e algumas notas, sem esquecer dos lembretes para cada atividade. Continuando a gestão de atividades, podemos criar projetos e colocar atividades dentro deste projetos criados, compartilhando o projeto com sua equipe é possível compartilhar a atividade e gerenciar a realização de cada uma e como esta cada um da equipe em seus prazos. Claro que algumas características estão presentes na versão paga, que acho que vale a pena o pagamento, e por falar nisso, aconselho o pagamento da versão premium para as duas ferramentas e ambas possuem versões para Business, ainda mais poderosas.

Bom, explicar em um artigo como uma ferramenta funciona é uma tarefa muito difícil e complicada, por isso quero muito sugerir o uso das duas ferramentas, ambas possuem versões free, que servem muito bem para você experimentar as funcionalidades de cada uma. 

A Integração


De forma bem simples o que faço é a criação de uma estrutura igual em cada um das ferramentas, assim tenho um “espelho” em cada lado, facilitando a localização de cada projeto e informação.

Vamos a operação das atividades. Por exemplo, se tenho um projeto chamado “Projeto Melhoria X” crio um caderno no Evernote chamado Proj:Melhoria X e no Todoist também crio um projeto com o mesmo nome. 

Assim, todas as informações sobre o projeto ficarão armazenadas dentro dos cadernos do Evernote e as atividades dentro do Todoist. No Evernote posso criar uma estrutura chamada “stack”, que é colocar cadernos “aninhados” todos juntos, relacionando estes cadernos a um assunto específico, assim o meu Proj:Melhoria X se torna um “stack” com vários cadernos dentro dele, como por exemplo cadernos para guardar pesquisas, reuniões, dados de participantes (lista de contatos) e muito mais coisa, depende muito do projeto e do gestor.

No Todoist vou colocar todas as atividades relacionadas com o meu projeto, e este projeto vou compartilhar com toda a equipe, para que assim possa criar as atividades e distribuir para a equipe.

Quando temos uma atividades, como por exemplo uma reunião, podemos criar um nota dentro do cadernos de reunião, colocando a etiqueta de "@reunião”, eu gosto de usar o “@“ para relacionar com alguma nota básica. Como são etiquetas, podemos usar outras nas mesma nota, e estas etiquetas podem estar relacionadas com o projeto ou mesmo a localização do projeto, por exemplo uma nota de uma reunião do nosso projeto com a equipe de desenvolvimento que esta em Recife, neste caso colocaria assim Proj:Melhoria X @reunião @recife @desenvolvimento. 

Com estas informações fica fácil criar pesquisas que podem ajudar a achar a informação bem específica, tudo com a ajuda das etiquetas.

Do outro lado, no Todoist, podemos colocar o link para esta nota, e o link pode ser obtido na própria nota no Evernote, é bem simples. Levando este link para o Todoist, fica fácil para a equipe que quando chegar no dia da reunião, todos receberão o alerta do Todoist e junto estará o link para a nota no Evernote que tenha as informações necessárias, e como a nota pode ter sido criada dias antes, com a agenda e os participantes, e com a possibilidade de todos poderem compartilhar informação dentro da nota, talvez a nota já tenha tanta informação que a equipe já vai estar muito mais preparado para discutir os assuntos de forma muito mais prática e eficiente.

Como qualquer ferramenta de gestão de atividades, o Todoist permite a visualização das atividades já “fechadas” no projeto e a quantidade de atividades que ainda falta,  e como estas atividades podem ser divididas por participantes, o gestor vai ter uma visão muito boa de todas as atividades, suas datas, prioridades e qual projeto precisa de mais atenção ou mesmo qual o membro da equipe precisa de mais ajuda.

Aqui, claro que não estamos dando um manual completo de como estas duas ferramentas funcionam mas apenas uma ideia do funcionamento das duas e da possibilidade de usar estas duas ferramentas de forma integrada, facilitando a troca de informações e melhorando controle das atividades de um projeto.

O uso desta ferramenta para o gerenciamento de um projeto é somente uma das possibilidades, usar estas duas ferramentas para compartilhar informações e dados entre membro de uma família, ajudando a planejar eventos, viagens ou até mesmo listas de compras de supermercado ou ainda, usando estas duas ferramentas para ajudar professores a manter seus alunos informados, com dados novos cada novo dia, ou mesmo criando um conjunto de atividades que acabariam com a desculpa dos alunos que “esqueceram” o projeto, a prova ou mesmo as atividades criadas e enviadas para trabalho extra-curricular.

As possibilidades são inúmeras, agora como você usar ou usaria estas duas ferramentas ? Tem outras ferramentas para discutir ? Pode sugerir mais algumas outras, sempre quero conhecer mais ferramentas. :-)

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