Produtivadade - Como melhorar com o Evernote e o Todoist.




Tudo bem, o assunto não tem muito haver com segurança da informação mas, para que possamos entregar nosso trabalho da melhor forma possível temos que ser melhores profissionais e com a quantidade de atividades, informações e perfis que temos que adotar, nada melhor do que termos ferramentas que possam nos ajudar a melhorar nossa produtividade.

Hoje vamos falar sobre duas ferramentas que uso muito e que me ajudar a ter mais controle sobre as minhas atividades e projetos. 

Primeiro vamos deixar uma coisa clara, trabalhar muito, viver “ocupado” nem sempre quer dizer que você seja o melhor profissional.

Dito isso, nosso objetivo com este texto é apresentar de forma clara estas duas ferramentas que podem ajudar você a equilibrar a sua vida profissional, fazendo com que possa sobrar mais tempo para que você aproveite de outras formas.

Primeiro temos que falar um pouco sobre as ferramentas e depois sim podemos falar como integrar estas duas ferramentas para que possamos tirar o máximo delas. Mas, mesmo falando sobre as ferramentas, não vou entrar em detalhes de como cada uma funciona, para isso sugiro acessar o site de cada uma delas e ler um pouco mais sobre cada uma.

O Evernote, pela própria definição da empresa é o backup do seu cérebro, e tem esta pretenção fazendo com que você guarde em seus “cadernos” todas as informações que você precisa.

Eu uso o Evernote (EV) de forma a me ajudar a armazenar qualquer tipo de informação, desde de dados e informações sobre projetos até artigos e dados de referência. O Evernote tem um poderoso sistema de busca, pode ler dentro de imagens e pode trazer em suas buscar informações “jogadas” em seus baús de informações, o que o torna fundamental para quem guarda muita coisa, digital é claro. No meu caso, novamente, guardo coisas profissionais e pessoais, como por exemplo minhas notas para as aulas que ministrava, conteúdo que compartilhava com alunos e até mesmo os trabalhos de escola das minhas filhas, que tiro fotos e guardo em um caderno com o nome de cada uma.

Bom, gosto de imaginar que o Evernote é um grande sistema de gestão de conteúdo e assim que o uso. Tudo esta lá !!

Mesmo o Evernote tendo investido muitos esforços para criar um sistema onde possamos gerenciar nossas atividades, com mecanismos de “reminder” ainda acho que usar um sistema especializado é o fundamental, assim para a função de gerenciador de atividades eu elegi o Todoist, um aplicativo que como o Evernote é um sistema multiplataformas, e que também é muito flexível e pode trazer mais controle para as atividades profissionais e pessoais.

Bom, sem mais, vamos entender como eu uso as ferramentas para melhorar a produtividade.

Primeiro devo dizer que dentro das possibilidades tudo que faço no Evernote é replicado no Todoist, da seguinte forma. Se tenho um projeto que gerencio as informações no Evernote, este projeto tem o seu “espelho” no Todoist, para que eu possa gerenciar as atividades deste projeto no Todoist.

Assim, por exemplo, se tenho um projeto chamado Blog, crio o projeto no Evernote, onde este vai ser um caderno, e no Todoist o projeto Blog vai assumir o formado de um projeto realmente. 

Sempre que crio uma nota dentro do Evernote, e quero escrever um artigo, crio também uma tarefa no Todoist com o mesmo título, dentro do projeto Blog, e esta tarefa vai receber o link da nota no Evernote, onde estarão todas as notas referentes ao artigo ou seja, posso guardar todas as referências na nota no Evernote e quando for executar a tarefa sigo o link e vejo todas as referências. 

Caso o artigo vá demorar um pouco, crio uma nota no Evernote, dentro do caderno Blog com o Título do artigo, como este que estou escrevendo, e vou criando o artigo aos poucos, sempre fazendo referência no Todoist.

Isso também funciona para projetos profissionais, onde também crio um cadernos com o nome do projeto e todas as informações sobre o projeto são colocadas dentro deste caderno, e as tarefas gerenciados no projeto espelho no Todoist.

Quando por exemplo vou realizar uma reunião, crio a nota da reunião no Evenorte, com todas as informações necessárias para a reunião, como assunto, objetivo, data e participantes. No Todoist crio a tarefa com o link para esta nota. Durante a reunião vou criando a “ATA” da reunião e assim tudo fica registrado, e depois é só compartilhar a nota com os participantes, e assim não há necessidade de criar documentos a mais no projeto, tudo fica registrado.

Existem ferramentas que podem ajudar na automatização de alguns processos de integração entre as duas ferramentas uma delas é o IFTTT, e você pode usar esta ferramenta para integrar várias outras ferramentas, não só com o Evernote mas com muitos outras coisas, inclusive o GMAIL com o Evernote, possibilitando que emails referentes a projetos possam ser enviados automaticamente para os cadernos de cada projeto.

Sei que este não é um “manual”, ainda quero fazer um, mas este texto é somente para mostrar que estas duas ferramentas podem trabalhar juntas e trazer um pouco mais de produtividade para a vida do profissional. Sugiro a leitura do site das ferramentas, bem como buscar na Internet mais informações, que estão aos montes em outros posts e vídeos, ensinando o passo a passo deste processo.

Só posso dizer o seguinte, pra mim funcionou muito bem, e tenho usado esta solução como um meio de centralizar informações e tarefas em ferramentas que possam realmente ajudar a organizar as coisas.

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