Você é GP ? Então preste muita atenção nos processos de Comunicação.




Você é Gestor de Projetos, e hoje você trabalho em um projeto de Tecnologia da Informação ? Se você respondeu sim, então saiba que um dos fatores de maior problemas é a Comunicação. A comunicação é hoje uma das maiores vilãs dos projetos, a dificuldade de se fazer entender, a dificuldade de manter o controle sobre as tarefas e informações das múltiplas equipes, muitas vezes separadas geograficamente, pode levar um projeto e o seu gestor a um final não muito bom. 

Um dos modelos mais usados hoje para o gerenciamento de projetos é o modelo criado pelo PMI e disponibilizado aos profissionais por meio do seu livro PMBOK, que hoje já esta em sua versão número 5.

O PMBOK é um livro que traz todos os processos relevantes ao gerenciamento eficiente de projetos mas, hoje vamos falar somente do processo de Gestão de Comunicação. Na revisão número 5 do PMBOK o processo de comunicação teve renomeados dois processos anteriores como visto na imagem a seguir. Observe o processo 10 Gerenciamento de Comunicação do Projeto.


Quando uma equipe é pequena, o trabalho do Gestor é um pouco mais tranquilo mas, quando o Projeto tem uma equipe grande, e muitas vezes distribuída o problema recebe uma carga de complexidade muito grande.

O que o Gestor deve ter em mente é que comunicação não é o que você "fala" e sim o que ou outro entende então, a utilização de ferramentas e mecanismos que possam transmitir e garantir que a informação desejada pelo Gestor do Projeto e por outros membros da equipe seja clara e compreensível a todos. 



A grande maioria dos Gestores de projetos, classifica o problema de comunicação como sendo um dos Top 10 problemas que levam prejuízos aos projetos, e estes prejuízos não são somente financeiros, levam problemas de convivência, retrabalho e muitos outros.

Um ponto levantado por muitos gestores e que começam a trabalho com equipes de Ti é que, uma das características para se ter uma boa comunicação é que é preciso saber ouvir e também saber como estas idéias devem ser transmitidas, que depende fortemente de uma habilidade interpessoal, o que muitos profissionais de TI não tem.

Ferramentas para ajudar o Gestor neste processo de comunicação, transmissão e armazenamento das informações do projeto, na Internet podemos encontrar muitas. Das muitas que já usei, o Trello e o Evernote são duas das que mais uso, e facilitam bastante o controle das atividades e da comunicanção necessário dentro de um projeto



O problema com a comunicação da forma como imaginamos é que ela somente não resolve muito o problema. Comunicação bem não é somente saber mandar um email com informações claras mas, precisamos de Gestores que entendam os profissionais de TI e que saiba como eles trabalham e pensam, pois somente assim vai conseguir transmitir os seus desejos como Gestor. Muito ainda devem aprender que comunicamos também por exemplos e que os membros das equipes também estão avaliando o Gestor.

Concluindo, Gestores de Projeto quando levados a gerenciar projetos de TI devem buscar melhorar a sua interação com a equipe e utilizar ferramentas que sejam vistas pela equipe de TI como de fácil utilização. Além disso, deve observar que comunicação também é planejamento e que o planejamento pode facilitar e muito o resultado do projeto.

#ficaadica

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